Rozprawa zdalna podstawa prawna
Główną podstawą prawną udziału w rozprawie lub posiedzeniu za pośrednictwem wideokonferencji w postępowaniu cywilnym stanowi art. 151 §2 kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z przywołanym przepisem sąd może zarządzić przeprowadzenie rozprawy lub posiedzenia jawnego z wykorzystaniem systemu wideokonferencji, jeżeli nie stoi temu na przeszkodzie charakter przeprowadzanych przed sądem czynności a ponadto forma zdalna rozprawy lub posiedzenia nie naruszy ochrony praw procesowych stron oraz prawidłowego toku postępowania.
Art. 151. – Miejsce posiedzeń sądowych; rozprawa zdalna – KPC
§ 2. Przewodniczący może zarządzić przeprowadzenie posiedzenia jawnego przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jego przeprowadzenie na odległość (posiedzenie zdalne), jeżeli nie stoi temu na przeszkodzie wzgląd na charakter czynności, które mają być dokonane na posiedzeniu, a przeprowadzenie posiedzenia zdalnego zagwarantuje pełną ochronę praw procesowych stron i prawidłowy tok postępowania. W takim przypadku na sali sądowej przebywają sąd i protokolant, a pozostałe osoby uczestniczące w posiedzeniu nie muszą przebywać w budynku sądu prowadzącego postępowanie. Zapis obrazu i dźwięku z czynności procesowych odbywających się na sali sądowej przekazuje się do miejsca przebywania tych uczestników posiedzenia, którzy zgłosili zamiar zdalnego udziału w posiedzeniu sądu, oraz z miejsca przebywania tych uczestników posiedzenia do budynku sądu prowadzącego postępowanie.
Kto może skorzystać z rozprawy zdalnej?
Prawo do wnioskowania o rozprawę online przysługuje stronie postępowania, jej pełnomocnikowi oraz świadkom. Wystarczy złożyć wniosek do sądu, wskazując powody, takie jak:
- choroba,
- niepełnosprawność,
- zamieszkanie w dużej odległości od sądu,
- nieprzebywanie w dacie rozprawy w okręgu siedziby sądu np. z uwagi na wyjazd służbowy lub zaplanowany urlop.
Sąd może również samodzielnie zaproponować tę formę, zwłaszcza gdy chce przyspieszyć rozpatrzenie sprawy lub ograniczyć fizycznie obecnych na sali. W powyższej sytuacji informacja o przeprowadzeniu rozprawy zdalnej w formie wideokonferencji (wraz z linkiem do połączenia) może znajdować się w treści (wezwania) zawiadomienia o terminie rozprawy.
Rozprawa zdalna – jak złożyć wniosek?
Osoba, która składa wniosek o rozprawę zdalną w formie wideokonferencji może złożyć takie podanie na:
- biurze podawczym sądu,
- wysłać pismo na adres siedziby sądu,
- pocztą tradycyjną,
- wystosować wniosek poprzez e-mail do wydziału sądu, który prowadzi postępowanie.
We wniosku o rozprawę zdalną należy zawrzeć adres poczty elektronicznej na który zostanie wysłany link aktywacyjny do połączenia z sądem oraz numer telefonu (przydatny w przypadku technicznych problemów z uzyskaniem połączenia w celu nawiązania kontaktu z uczestnikiem postępowania oczekującym na wideokonferencję). Może dojść do sytuacji gdy wszyscy uczestnicy postępowania oraz świadkowie będą korzystali z wideokonferencji. W takim przypadku na sali sądowej przebywają wyłącznie sąd i protokolant.
Zapis obrazu i dźwięku z czynności procesowych odbywających się na sali sądowej przekazuje się do miejsca przebywania uczestników posiedzenia oraz z miejsca przebywania tych uczestników posiedzenia do budynku sądu prowadzącego postępowanie.
Warunki techniczne do przeprowadzenia wideokonferencji
Aby wziąć udział w posiedzeniu online potrzebny jest komputer, tablet lub smartfon z kamerą i mikrofonem oraz stabilnym połączeniem internetowym. Sąd przed terminem rozprawy przesyła na adres elektronicznej skrzynki pocztowej uczestnika postępowania link do wideokonferencji z instrukcją logowania.
Przed rozprawą warto sprawdzić działanie sprzętu, przetestować łącze internetowe oraz zapoznać się z zasadami korzystania z wideokonferencji.
Należy również zadbać o odpowiednie warunki – wybrać ciche dobrze oświetlone miejsce, które zapewni poufność rozmowy. Osoba biorąca udział w posiedzeniu zdalnym przebywająca poza budynkiem sądu jest zobowiązana dołożyć wszelkich starań, aby warunki w miejscu jej pobytu licowały z powagą sądu i nie stanowiły przeszkody do dokonania czynności procesowych z jej udziałem.
Jeżeli miejsce przebywania uczestnika postępowania lub zachowanie tej osoby budzi uzasadnione wątpliwości co do prawidłowego przebiegu czynności dokonanych zdalnie z jej udziałem, sąd może wezwać tę osobę do osobistego stawiennictwa na sali sądowej (art. 151 §8 kodeksu postępowania cywilnego).
Art. 151. – Miejsce posiedzeń sądowych; rozprawa zdalna – KPC
§ 8. Osoba biorąca udział w posiedzeniu zdalnym przebywająca poza budynkiem sądu jest zobowiązana poinformować sąd o miejscu, w którym przebywa, oraz dołożyć wszelkich starań, aby warunki w miejscu jej pobytu licowały z powagą sądu i nie stanowiły przeszkody do dokonania czynności procesowych z jej udziałem. W razie odmowy podania wskazanej informacji lub jeżeli zachowanie tej osoby budzi uzasadnione wątpliwości co do prawidłowego przebiegu czynności dokonanych zdalnie z jej udziałem, sąd może wezwać tę osobę do osobistego stawiennictwa na sali sądowej.
Pomoc dla wykluczonych cyfrowo w sądowej rozprawie zdalnej
Osoby starsze lub niemające dostępu do technologii nie muszą rezygnować z uczestnictwa w rozprawie online, gdyż sąd może wydać zarządzenie o udziale osoby w posiedzeniu zdalnym poza budynkiem sądu prowadzącego postępowanie, jeżeli będzie przebywać w budynku innego sądu.
Sąd w miejscowości w której przebywa uczestnik postępowania jest zobowiązany udostępnić takiej osobie salę specjalnie wyposażaną w sprzęt do wideokonferencji. Wystarczy zgłosić taką informację do sekretariatu sądu, który prowadzi postępowanie w ramach którego dana osoba ma obowiązkowe stawiennictwo.
Uczestnikowi po wejściu na salę sądu pomocy w nawiązaniu połączenia udziela pracownik tego sądu (uruchamia kamerę, mikrofon, sprawdza czy połączenie zostało prawidłowo nawiązane). Powyższe rozwiązanie gwarantuje, że nawet osoby nieporadnie technicznie mogą skorzystać z prawa do uczestnictwa w postępowaniu. Dzięki temu osoby starsze lub schorowane unikną konieczności uciążliwej podróży do sądu, który ma swoją siedzibę w innym mieście a jednocześnie będą mogły aktywnie uczestniczyć w postępowaniu sądowym.
Jak przebiega rozprawa zdalna?
Rozprawa zdalna w formie wideokonferencji przebiega podobnie jak tradycyjna forma posiedzenia sądowego. Po zalogowaniu na platformę, przewodniczący składu sędziowskiego dopuszcza do udziału w sprawie uczestników, weryfikuje ich tożsamość (poprzez okazanie dokumentu tożsamości do kamery), odczytuje stan sprawy i prowadzi postępowanie.
Strony zachowują uprawnienie do składania wyjaśnień, zadawania pytań świadkom, przedstawiania dowodów, zgłaszania wniosków dowodowych czy zgłaszania zastrzeżeń do protokołu tak jakby były obecne na sali. Wszystkie czynności są protokołowane, protokół rozprawy powinien odnotować fakt korzystania z systemu zdalnego. Z protokołem pisemnym oraz nagraniem audio strony mogą się zapoznać po zakończeniu rozprawy.
W przypadku problemów technicznych, takich jak zrywanie połączenia, sąd może zarządzić przerwę lub odroczyć rozprawę i wyznaczyć jej nowy termin gdy zaistnieją niemożliwe do usunięcia usterki połączenia z uczestnikiem postępowania.
Protokoły pisemne oraz nagrania audio z przebiegu rozprawy, pisma wydawane przez sąd oraz wzmianki o podjętych przez sąd czynnościach są na bieżąco umieszczane w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych. Wniosek o udzieleniu dostępu do własnej sprawy może złożyć strona postępowania po założeniu konta na elektronicznym portalu. Więcej informacji o rejestracji konta można uzyskać na stronie Sądu Apelacyjnego w Szczecinie.
Sądowa rozprawa zdalna – podsumowanie
Rozprawy zdalne i posiedzenia online to wygodna i coraz częściej stosowana forma uczestnictwa w postępowaniu sądowym. Dwustronna komunikacja audiowizualna pozwala na uczestnictwo strony w czynnościach sądowych bez koniczności jej osobistego stawiennictwa w siedzibie sądu.
Dzięki niemu osoby chore, starsze i mieszkające daleko od siedziby sądu mogą zaoszczędzić czas i koszty, zachowując jednocześnie uprawnienie do aktywnego uczestnictwa w postępowaniu sądowym. Instytucja wideokonferencji stanowi ważny krok w dostosowaniu wymiaru sprawiedliwości do wyzwań współczesności. W dobie cyfryzacji rozwiązanie to służy nie tylko wygodzie stron, lecz także efektywności postępowań sądowych, pozostając jednak narzędziem uzupełniającym, a nie zastępującym klasyczną rozprawę. Przygotowanie i złożenie wniosku o wideokonferencję oraz pomoc w udziale w posiedzeniu online to również jedna z usług świadczonych przez Kancelarię Radcy Prawnego.
